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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Afin que vous puissiez profiter des différents services du Groupe Ortec en confiance, nous vous exposons comment nous traitons vos Données dans le respect de vos droits.

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1-Introduction

Le groupe ORTEC reconnait le caractère fondamental de la protection des individus à l’égard du traitement des données personnelles les concernant et il s’engage à respecter et protéger les données à caractère personnel (ci-après les « Données ») auxquelles ses collaborateurs ont accès, à quelque titre que ce soit, et ce conformément au règlement européen 2016/679 adopté le 27 avril 2016 et à toutes les lois des Etats membres de l’Union Européenne qui ont été adoptées en application de ce règlement et en particulier la loi française N°2018-493 du 20 juin 2018.

Définitions :

« Données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (données de localisation, identifiant en ligne, caractère physiologique, génétique, économique culturel, social …..)

CNIL désigne la Commission Informatique et Liberté, Autorité de Contrôle Française agissant conformément au règlement européen 2016/679 adopté le 27 avril 2016 comme « Autorité de Contrôle Concernée » pour le Groupe ORTEC tel que défini ci-après, que celui-ci agisse en tant que « Responsable de Traitement(s) », ou en tant que « Sous-Traitant ». La CNIL agit également comme « Autorité de Contrôle Concernée » pour toute personne résidant en France affectée par un Traitement ou susceptible de l’être.

« Règlementation Applicable » désigne le règlement européen 2016/679 adopté par le Parlement Européen le 27 avril 2016 ainsi que toutes les lois des Etats-Membres de l’Union Européenne qui ont été adoptées en application de ce règlement et en particulier la loi française N°2018-493 du 20 juin 2018.

Les termes « Traitement(s) », « Responsable de Traitement(s) », « Sous-Traitant(s) », »Transfert », Transfert(s) Transfrontalier(s), « Tiers », « Destinataires », « Autorité de Contrôle » et « Délégué à la Protection Des Données (DPO) » ont le sens que leur donne le règlement européen 2016/679 adopté le 27 avril 2016 et que vous pouvez consulter sur le site de la CNIL https://www.cnil.fr/fr/glossaire

Groupe ORTEC désigne toutes les sociétés détenues et/ou contrôlées par la société ORTEC EXPANSION SA au sens de l’article L 233.3 du code de Commerce Français.

Champ d’application :

La présente politique et les engagements qu’elle implique s’appliquent aux Données auxquelles les collaborateurs du groupe ORTEC ont accès, qu’elles soient communiquées par un client, un fournisseur, un sous-traitant, un partenaire, un prospect ou tout intervenant extérieur au groupe ORTEC, lesquels doivent pouvoir avoir confiance en notre capacité à protéger leurs Données et de respecter les droits que leur confère la Règlementation Applicable.

2 – Les catégories de Données

Il s’agit de Données qui nous sont transmises dans le cadre des relations commerciales que le Groupe ORTEC entretient avec ses clients, fournisseurs, sous-traitants, partenaires ou un prospects, ou celles que les visiteurs de nos implantations nous communiquent ou encore celles que nous recevons dans le cadre de nos démarches via nos sites internet.

Les catégories de Données concernées sont essentiellement les données d’identification (nom, prénom, photographie, etc.), les données relatives à la vie professionnelles (postes, adresse email, etc.), les données bancaires aux fins de paiement.

3 – Nos engagements

Nous nous engageons à assurer la protection, la confidentialité, la non altération, la disponibilité et la sécurité des Données qui nous sont confiées qu’elles soient hébergées physiquement ou sur des applications informatisées ou qu’elles soient reçues via nos canaux de communication (sites internet).

Nous prenons l’ensemble des mesures nécessaires dans le respect de la Règlementation Applicable :

  • Pour vous fournir à votre demande une information claire et transparente sur la manière dont vos Données seront Traitées,
  • Mettre en place toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos Données contre la divulgation, la perte, l’altération ou l’accès par un Tiers non autorisé,
  • Conserver vos Données uniquement le temps nécessaire et aux seules fins du Traitement déterminé,
  • Vous offrir à tout moment, si vous en faites la demande, la possibilité d’accéder et de modifier vos Données.

Pour atteindre ces objectifs, nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour nous assurer que lorsque nous agissons comme Responsable de Traitement(s), ceux-ci respectent la Règlementation Applicable et en particulier nous nous engageons à vous informer :

  • De l’existence et des modalités des Traitements de Données que nous mettons en œuvre,
  • De vos droits concernant vos Données et en mettant en œuvre les opérations que l’exercice de ces droits implique,
  • De l’existence d’éventuels Transferts Transfrontaliers de vos Données et des transferts hors Union Européenne ainsi que de l’identité des Destinataires de vos Données,

De la durée de conservation de vos Données des mesures de sécurité que nous avons mises en place.

4 – Le Groupe Ortec

Quand le Groupe ORTEC opère des Traitements sur des Données, c’est le GIE ORTEC SERVICES au travers de ses différents services et directions qui agit en qualité de Responsable de Traitement.

GIE ORTEC SERVICES – 550 rue Pierre Berthier – 13799 Aix en Provence – CS8034 – France

Tél : + 33 4 42 12 12 12

Selon les Traitements considérés l’interlocuteur concerné sera : la Direction Communication & Marketing (sites Internet, prospection commerciale ….), le Service IT pour les développements informatiques (internes et externes) et la maintenance, pour les achats ce sont les services « Achats Hors production » et « Achats industriels », les responsables des différents pôles d’activité pour les Données inhérentes à l’exercice des activités commerciales du Groupe ORTEC, le service Comptabilité et Finance, etc.

Le Groupe ORTEC  a désigné un Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées sont :

  • Email :dpo(at)ortec.fr
  • Adresse postale : GIE ORTEC SERVICES – Délégué à la Protection des Données – 550 rue Pierre Berthier – 13799 Aix en Provence – CS8034 – France
  • Numéro de téléphone : + 33 4 42 12 12 12

5 – La finalité de nos Traitements

Nos Traitements sont répertoriés et leurs finalités respectives sont déterminées, légitimes, explicites, et compatibles avec l’exercice de nos activités et de nos missions. Voici les principaux :

  • Gestion des réponses à appels d’offres/lettres de consultation reçues par le Groupe Ortec,
  • Gestion des contentieux,
  • Comptabilité,
  • Gestion des fournisseurs référencés,
  • Gestion des clients et des prospects,
  • Prospection commerciale

Les Données collectées pour une finalité précise ne sont pas utilisées pour d’autres finalités, et sont en conforme à la Réglementation Applicable.

Les fondements juridiques de ces traitement sont le respect d’obligations légales, l’exécution d’obligations contractuelles ou pré-contractuelles, votre consentement et les intérêts légitimes du Groupe ORTEC (tels que par exemple la préservation de la sécurité des locaux et des personnes).

6 – Le Transferts de Données

La finalité définie permet de déterminer la pertinence des Données que nous collectons. Seules les Données adéquates et strictement nécessaires pour atteindre la finalité définie sont collectées et Traitées par les personnes dûment habilitée du Groupe ORTEC. Il pourra s’agir de la Direction Communication & Marketing (sites Internet, prospection commerciale ….), du Service IT pour les développements informatiques (internes et externes) et la maintenance, des services en charge des Achats (« Achats Hors production » et « Achats industriels »), des collaborateurs qui au sein de chaque pôle d’activité participent aux activités commerciales groupe à quelque niveau que ce soit (chiffrage, exécution), du service Comptabilité et Finance, etc.

Les droits d’accès sont définis dans la politique de sécurité des systèmes d’information mise en place par le Groupe ORTEC, laquelle prévoit la mise en œuvre de moyens nécessaires à la protection des Traitements de vos Données pour éviter tout accès par un Tiers non autorisé et prévenir toute perte, altération, détérioration ou divulgation non autorisée de vos Données.

Lorsque les finalités telles que définies par la présente politique l’imposent, vos Données peuvent être communiquées à des Tiers, partenaires ou sous-traitants (prestataires informatiques par exemple à des fins d’hébergement et de maintenance IT de certains outils). Les Sous-Traitants agissent selon les instructions du Groupe ORTEC : ils sont tenus de mettre en œuvre des mesures de protection appropriées de vos Données.

7 – Transferts hors de l’Union Européenne

En règle générale, vos Données sont conservées au sein de l’Union Européenne.

Cependant, nous pouvons être amenés à transférer certaines de vos Données en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous nous assurons que ce Transfert est effectué en conformité avec la Réglementation Applicable et vous garantisse un niveau de protection adéquat. Si certains de ces pays n’offrent pas le même niveau de protection que celui des Etats membres de l’Union Européenne, le Groupe ORTEC s’assurera que ces Transferts sont réalisés conformément aux dispositions imposées par la réglementation, telle que la mise en place des clauses contractuelles adaptées aux risques identifiés. Des informations complémentaires et une copie des documents pertinents afférents à ces Transferts pourront être demandées par voie postale ou par email aux adresses suivantes :

Par email envoyé à dpo(at)ortec et/ou par courrier postal adressé à :

GIE ORTEC SERVICES – 550 rue Pierre Berthier – 13799 Aix en Provence – CS8034 – France

Tél : + 33 4 42 12 12 12

8 – Durée de conservation

Vos Données sont recueillies par le Groupe ORTEC pour le temps nécessaire à la réalisation des Traitements, par exemple :

  • 1 mois pour les images de vidéosurveillance,
  • 3 ans pour les données relatives aux prospects…

9 – Information et droits des personnes

Conformément à la Réglementation Applicable, sur votre demande, à chaque fois qu’il collecte des Données, le Groupe ORTEC vous communiquera les informations importantes sur les Traitements qui sont envisagés et, notamment il vous permettra :

  • De demander l’accès et la rectification de vos Données,
  • De demander la limitation du Traitement de vos Données,
  • De demander la suppression de vos Données,
  • D’exercer votre droit d’opposition (notamment votre droit de vous opposer sans motif aux actions de de prospection commerciale),
  • De modifier ou vous désabonner des newsletters que nous publions,
  • De formuler des directives post-mortem spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos Données (France seulement),
  • D’exercer votre droit à la portabilité,
  • De retirer votre consentement à la réalisation des Traitements fondés sur cette base juridique,
  • De ne pas de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative
  • A tout moment, de porter réclamation devant l’Autorité de Contrôle Concernée.

Vous pourrez trouver des informations plus détaillées sur l’exercice de ces différents sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles

Pour exercer vos droits, nous vous demandons d’adresser votre demande (en indiquant votre adresse électronique, nom, prénom, adresse postale et une copie de votre pièce d’identité) au Délégué à la Protection des Données (DPO) du Groupe ORTEC par email envoyé à dpo(at)ortec et/ou par courrier postal adressé à :

GIE ORTEC SERVICES – 550 rue Pierre Berthier – 13799 Aix en Provence – CS8034 – France

Tél : + 33 4 42 12 12 12

10 – Révision et actualisation de la politique

La présente politique sera actualisée autant que de besoin afin de répondre aux exigences de la Réglementation Applicable à la protection des Données. Elle sera à minima révisée tous les trois (3) ans.

Le 01/01/2019

Validé par la Direction Juridique et le DPO du Groupe ORTEC.

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